Cuando alguien te ayuda a crear una página web, manejar tus redes sociales o configurar herramientas digitales para tu negocio, es normal que esa persona necesite acceso.
El problema comienza cuando dar acceso se convierte en entregar el control.
Una agencia, empleado, diseñador o freelancer puede necesitar permisos para hacer su trabajo. Pero las cuentas y los activos digitales más importantes de tu negocio deben permanecer bajo tu control.
Tener acceso y ser propietario no es lo mismo
Muchas plataformas permiten que varias personas trabajen en una misma cuenta con diferentes niveles de permiso.
Por ejemplo, tú puedes ser el propietario o administrador principal de una cuenta y darle permiso a otra persona para manejar publicidad, actualizar una página web o publicar contenido.
Eso es muy diferente a que esa persona cree la cuenta a su nombre y después te dé acceso a ti.
En el primer caso, tu negocio conserva el control.
En el segundo, puedes terminar dependiendo de otra persona para recuperar algo que tu negocio utiliza todos los días.
¿Qué cuentas debes revisar?
Cada negocio es diferente, pero hay algunos activos digitales que conviene identificar.
Tu dominio.
Debes saber dónde está registrado, qué cuenta lo controla, qué correo electrónico está asociado y quién puede renovarlo o transferirlo.
Tu hosting.
Si tu página utiliza un servicio de hosting, debes saber dónde está alojada y cómo acceder a la cuenta.
Tu página web.
Si utilizas WordPress u otro sistema para administrar tu sitio, debes tener tu propio acceso de administrador.
Tus cuentas de Google.
Dependiendo de tu negocio, pueden incluir Google Business Profile, Google Analytics, Search Console o Google Ads.
Tus redes sociales.
Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn y otras plataformas tienen diferentes sistemas para asignar permisos. Cuando sea posible, utiliza las herramientas oficiales para dar acceso en lugar de simplemente compartir una contraseña.
Tus cuentas de publicidad.
Si alguien maneja publicidad para tu negocio, averigua quién es propietario de la cuenta publicitaria, quién controla el método de pago y qué pasará con los datos si algún día dejas de trabajar con esa persona o agencia.
No olvides el correo y teléfono de recuperación
Este detalle es fácil de pasar por alto.
Puedes conocer perfectamente la contraseña de una cuenta y aun así tener problemas para recuperarla si el correo electrónico o el teléfono de recuperación pertenecen a otra persona.
Cuando revises una cuenta importante, no te fijes solamente en el usuario y la contraseña.
Revisa también la información de recuperación.
Si algún día necesitas recibir un código de verificación, debes saber a dónde llegará.
Puedes contratar a alguien para administrarlo
Mantener el control no significa que tengas que hacerlo todo tú.
Puedes contratar una agencia para administrar tu página web.
Puedes contratar a alguien para manejar tu publicidad o tus redes sociales.
Puedes darle permisos administrativos a un empleado de confianza.
La idea no es impedir que otras personas hagan su trabajo. La idea es evitar que tu negocio pierda el control de sus propios activos.
Antes de trabajar con alguien, pregunta
No necesitas entender cada detalle técnico. Pero algunas preguntas pueden evitar muchos problemas después:
- ¿Qué cuentas se van a crear?
- ¿A nombre de quién estarán?
- ¿Tendré acceso de administrador?
- ¿Qué correo y teléfono se utilizarán para recuperar las cuentas?
- Si dejamos de trabajar juntos, ¿qué cuentas, archivos y datos permanecen con mi negocio?
- ¿Hay suscripciones o licencias que dejarán de funcionar si termina el servicio?
Un proveedor profesional debe poder explicarte estas cosas claramente.
Crea tu propio inventario digital
Hay un hábito muy sencillo que puede ahorrarte muchos problemas: mantener una lista privada de los activos digitales importantes de tu negocio.
Anota qué es cada cuenta, dónde está, quién tiene acceso y qué correo electrónico la controla.
Las contraseñas deben guardarse de manera segura, preferiblemente utilizando un administrador de contraseñas confiable.
También conviene revisar esta lista periódicamente, especialmente cuando un empleado deja la empresa o cambias de agencia, diseñador o proveedor.
No tienes que administrarlo todo. Pero debes saber qué tienes.
No tiene nada de malo confiar en profesionales.
De hecho, conforme crezca tu negocio probablemente necesitarás que otras personas administren muchas de estas herramientas.
Pero existe una diferencia importante entre delegar el trabajo y entregar el control.
Saber qué activos digitales tiene tu negocio, quién los controla y quién tiene acceso hace mucho más fácil cambiar de proveedor, recuperar una cuenta y proteger lo que has construido.
No necesitas convertirte en experto en tecnología. Necesitas entender lo suficiente para tomar decisiones informadas.